Postoje dve situacije kada pristupamo izradi Pravilnika o organizaciji i sistematizaciji radnih mesta kod poslodavca.
1. Firma je dostigla broj zaposlenih veći od 10 i po tom osnovu ima zakonsku obavezu da ima Pravilnik. Pod zaposlenima se podrazumevaju lica koja su u radnom odnosu na određeno ili neodređeno vreme (ne i lica koja rad obavljaju van radnog odnosa – po osnovu ugovora o obavljanju privremeno povremenih poslova, ugovora o delu, itd).
2. Druga situacija nastaje kada poslodavac već ima usvojen Pravilnik , ali je prošlo značajno vreme od njegove izrade, a okolnosti kod poslodavca su se promenile. Firma je porasla, došlo je do širenja asortimana proizvoda, uvođenja novih tehnologija, povećanja broja radnih zadataka i broja zaposlenih, što je rezultiralo pojavom novih radnih mesta. U tom kontekstu, potrebno je izvršiti ažuriranje Pravilnika kako bi se obezbedila usklađenost sa trenutnim stanjem i potrebama kompanije.
Kao što se može primetiti u oba slučaja razlog je rast kompanije.
Kako kompanija raste, raste i broj poslovnih zadataka, a samim tim i broj zaposlenih. Sa širenjem organizacije dolazi i povećanje složenosti poslovnih procesa, što često dovodi do preplitanja radnih zadataka, nejasnih odgovornosti i loše komunikacije između zaposlenih i menadžmenta. Ovakve situacije mogu izazvati nesuglasice i gubitak dragocenog vremena, što negativno utiče na produktivnost. Ukoliko zaduženja i odgovornosti nisu jasno definisani, organizacija počinje da funkcioniše manje efikasno, a menadžment se suočava sa izazovima u vođenju i koordinaciji radnih procesa.
