U prethodnom tekstu razmotrili smo kako pravilna i stručna izrada Pravilnika o organizaciji i i sistematizaciji poslova doprinosi boljoj organizaciji i efikasnosti celokupnog poslovanja, a sada sledi uputstvo, odnosno ključni koraci u u procesu organizacije i sistematizacije poslova:
1. ANALIZA POSTOJEĆEG STANjA
Ovaj korak je ključan za razumevanje trenutne organizacije i radnih procesa i podrazumeva:
* Razgovor sa menadžmentom: Prikupljanje važnih informacija kako bi se sagledali poslovni ciljevi, organizaciona struktura i potrebe za promenama.
* Razgovor sa zaposlenima: Anketiranje ili intervjuisanje zaposlenih na svim nivoima organizacije kako bi se prikupile informacije o postojećim problemima, zadacima i predlozima za unapređenje.
* Prikupljanje dokumentacije: Uvid u postojeće organizacione šeme, opise poslova, politiku upravljanja ljudskim resursima, kao i sve druge relevantne interne dokumente.
* Analiza postojećih radnih tokova, odgovornosti i međusobnih veza između timova i pojedinaca u organizaciji.
* Uočavanje ključnih problema u organizaciji.
* Upućivanje na pravila ponašanja i etičke standarde unutar organizacije.
2. IZRADA ORGANIZACIONE ŠEME Podrazumeva da je potrebno utvrditi sledeće : * Organizacione delove i sektore u okviru organizacionih delova. * Radna mesta u okviru svakog sektora i tačne nazive radnih mesta. * Hijerarhiju i vezu između organizacionih delova.
3. DEFINISANJE OPISA POSLOVA, NEOPHODNIH KVALIFIKACIJA I DRUGIH USLOVA ZA SVAKO RADNO MESTO U ovoj fazi potrebno je: * Precizno i detaljno definisati odgovornosti i radne zadatke. * Odrediti zahteve koji se odnose na kvalifikacije, odnosno vrstu i stepen stručne spreme zaposlenog, kao i posebne uslove koji se zahtevaju za određeno radno mesto (radno iskustvo, posebne veštine i sposobnosti). Može se utvrditi i broj izvršilaca za svako radno mesto. * Ukoliko je neophodno usled specifičnih zahteva radnog mesta, mogu se dati i opšte smernice o načinu obavljanja zadataka.
4. KOMUNIKACIJA I IMPLEMENTACIJA: * Prezentacija nove sistematizacije menadžmentu i ostalim zaposlenima. * Nakon što se organizaciona šema i opisi poslova finalizuju, važno je organizovati sastanke sa menadžmentom i ključnim timovima kako bi svi bili uvereni u efikasnost i saglasni sa novim rasporedom odgovornosti. * Povratne informacije: Omogućiti zaposlenima da izraze svoja mišljenja i sugestije nakon što je sistematizacija izradjena, kako bi se proces dodatno optimizovao. VAŽNA NAPOMENA : Svaka promena u sistematizaciji radnih mesta može izazvati nesigurnost među zaposlenima, stoga je važno da se proces implementacije prati jasnom komunikacijom i upravljanjem promenama. Transparentno objašnjavanje razloga za promene, kako će one uticati na zaposlene i koje prednosti će doneti organizaciji, može pomoći u smanjenju otpora prema promenama. Takođe, obuka i podrška zaposlenima tokom sprovođenja svih izmena mogu pojednostaviti uvođenje novih sistema i uloga.
